El temps és el recurs més important: qui no el sap administrar, no sap administrar res

No tinc temps... quants cops ho sentim, i ho diem, oi? Només tenim una vida i ens dóna pànic desaprofitar-la. Vivim amb la sensació de que podríem aprofitar-la millor. I ens sentim culpables si el temps no és productiu o rendible.

Aleshores, per què no fem res al respecte?

Del temps se n’ha parlat, i molt. Al temps se l’ha descrit moltes vegades, i quasi sempre amb els mateixos adjectius: inexorable, insubstituïble, equitatiu. Tot i que, per tots és el mateix, i per tots passa d’igual manera, el temps és de cadascú. Ens pertany. Vull dir: cada dia ‘ens regalen’ 1.440 minuts, i nosaltres decidim què fem amb aquest regal: si el “llencem”, si deixem que ens el robin, o si l’aprofitem. És a dir: si ens dediquem i focalitzem en allò que creiem realment important.

El que està clar és que el temps només es pot gastar. És impossible estalviar-lo. Cal determinar, doncs, què és important en la nostra vida. Tenint clars els nostres objectius (personals, professionals) sabrem com volem administrar el temps, i com col·locar les coses importants en el dia a dia. L’administració del temps (exactament com l’administració dels diners o de qualsevol altre recurs) també s’ha de fer d’una manera eficaç i eficient, i comença en un mateix.

Als meus seminaris sobre Gestió del Temps, sempre pregunto als assistents: aconseguiu, o treballeu? Plantejo aquesta qüestió per entendre que allò realment important és el que aconseguim, i no pas quant treballem. Per tant, la gestió del temps ha d’estar encaminada a aconseguir els objectius que ens haguem marcat. D’això se’n diu ser eficaços.

Per contra, quan parlem de ‘perdre el temps’, entenem que hem utilitzat els nostres minuts en fer quelcom menys important del que en realitat podríem (o hauríem) haver fet. La importància, doncs, ve determinada pels objectius. I la pregunta que sempre ens hem de fer és: ¿quina és la millor manera d’utilitzar aquest minut?

Parlem d’objectius. A la vida, però sobretot a la empresa, sembla que absolutament tot és important, tot és urgent, tot ha d’estar enllestit 'per ahir'. Cal trencar aquesta dinàmica, i, insisteixo, tot depèn de nosaltres mateixos, ja que ningú ens establirà prioritats, ho haurem de fer nosaltres. I és tan senzill com organitzar les tasques en un 'anàlisi ABC', on A són les tasques molt importants i urgents, B, les importants però no son urgents, i per tant les podem planificar en el temps, C, les urgents però no importants, que hauríem de delegar i finalment les D, que no són ni urgents ni importants... i que potser hauríem d’eliminar. Però recordem, sempre, que la importància ve determinada pels objectius que volem assolir.

Les matemàtiques també ens poden ajudar en la priorització. El economista i sociòleg Wilfredo Pareto va descobrir a finals del segle XIX el concepte “pocs de molt” i 'molts de poc' que aplicat a la gestió diària implica quasi sempre que hi ha un 20% de coses que generen el 80% del resultat, amb la qual cosa vol dir que hem de ser capaços d’identificar tot allò que vertaderament genera valor i utilitzar-ho com un element potent de priorització que ens aproparà a aconseguir els nostres objectius utilitzant menys temps.

ABCD, la regla de Pareto, les llistes, per projectes, etc., sigui quin sigui el sistema, és evident que qualsevol sistema de planificació és millor que no tenir-ne cap.

Un cop decidits a planificar, toca evitar certes trampes. Les preses, no trobar un forat per ordenar i continuar planificant, no parar-se uns moments a pensar o eliminar del nostre dia a dia activitats gratificants són alguns errors molt comuns. També són habituals hàbits que cal eliminar: no saber dir que no, deixar les coses “per després”, fer moltes coses alhora, canviar constantment el nostre “objectiu immediat”, improvisar, no ser puntuals, pensar únicament en el curt termini....

La priorització

Davant d’això, la priorització és la clau. Però, quin és el criteri per prioritzar? Fer en primer lloc allò més fàcil? O allò més curt? O allò més còmode? Molts diran que, en primer lloc, cal fer allò més urgent. I aquí cometen, de nou, un error: l’únic criteri per prioritzar és fer primer allò que sigui més important. Com deia Stephen Covey, en el molt recomanable ‘Els 7 hàbits de les persones altament efectives’, ‘El primer és el primer’.

A més de les trampes, sí, ens trobem també dia a dia amb els “lladres del temps”: les interrupcions, les trucades de telèfon, les reunions ineficaces i que s’allarguen més del previst, els viatges i les esperes... i el correu electrònic. Sí, l’e-mail s’ha convertit en un gran lladre del nostre temps. Cal gestionar els mails, per tal de reduir-ne la quantitat (enviar menys, rebre menys), millorar la seva qualitat i arxivar-los adequadament per tal de poder-los localitzar fàcilment i ràpidament. En quant a la gestió del correu, convé començar a aplicar petits hàbits pràctics, com respondre diàriament tots els mails (no deixar que la bústia acumuli correus antics), reservar períodes de 30 minuts durant la jornada per contestar i eliminar tota la informació inútil que arriba a la nostra bústia d’entrada.

Fem el que fem, no obstant, sempre ens podrem trobar amb algunes lleis de Murphy, oi? Per exemple: ‘res és tan senzill com sembla al començament’, “tot porta més temps del que preveiem” o ‘si quelcom pot anar malament, anirà malamen’. No creieu que, potser, són excuses? Si us fixeu, és molt normal que sempre trobem un minut per fer una tasca curta...però, en contra, mai trobem temps per fer una tasca llarga.

Insisteixo: tot depèn d’un mateix. Saber discriminar entre allò urgent i allò important, planificar (i aturar-se a tornar a planificar quan sigui necessari), gestionar els lladres de temps i canviar els nostres hàbits del dia a dia. A la vida, i a la empresa, tot depèn d’un mateix. Avui, com ahir i com demà, ens han tornat a regalar 1.440 minuts. Només nosaltres podem decidir què fer amb ells.

Secció elaborada per Jubert&Partners

http://www.repensarlaempresa.com/

Plaça de l’Ajuntament,7 4t · 08700 Igualada · Tel. 938 067 490