Es pot curar el Virus Excel?

Símptomes

Són diverses les símptomes, però en forma de resum:

► Si més del 50% de les pantalles d’ordinador estan gestionant, al mateix temps, fulls d’ Excel, l’empresa està infectada.

► A partir del moment en què es fan les primeres reunions internes per a veure quines són les dades correctes de les diverses versions existents

► La gestió diària del full de càlcul demana un esforç important (està en constant moviment) i això fa que, quasi sense saber-ho, es reclami més personal dins de l’organització, molts cops per a gestionar un full similar, però mai igual, és clar.

► Definitiu és quan l’organització, veient el desajust i el temps que es perd en la gestió de l’Excel, decideix estructurar un Access que integri tots els fulls de càlcul possible. Jo no he vist mai que això funcioni i el nivell d’ineficiència augmenta de forma exponencial

Procés de naixement

L’origen de la primera rama d’un full de càlcul, en la majoria de cops, està més que justificat. Cal fer una anàlisi consolidat d’un estudi o un càlcul concret d’un projecte, resum econòmic, etc., l’objectiu del qual es néixer i morir al cap de poc temps

Procés d’incubació

A partir del primer full, tal qual ameba, si no es té la disciplina suficient, es creen diferents versions que acaben passant a altres persones de l’empresa que n’acaben modificant l’estructura per, de nou, crear noves versions que alhora passen a altres departaments que... en definitiva, no te final.

Procés de curació

No és senzill, però aquí teniu algunes receptes que poden ajudar a aquest procés de curació més efectiu:

► Anàlisi i definició dels rols i processos empresarials, conjuntament amb la informació necessària per a gestionar-los

► Procés de simplificació, eliminació o creació de nou Reporting més sintètic, coherent i sistemàtic (sense modificacions constants). Pensar en un quadre de comandament al màxim nivell i a partir d’aquí anar baixant fins el nivell de detall que necessitem.

► Anàlisi de l’eina corporativa (que segur que existeix) i intensificació de l’ús de la mateixa. En el 95% dels casos, l’eina ERP o corporativa compleix amb les funcions desitjades.

► Un cop fets els passos anterior, prohibir l’ús dels fulls de càlcul en les reunions internes, tret dels casos en que estigui expressament permès.

► I sobretot, molta D-I-S-C-I-P-L-I-N-A

Rama bona del virus Excel

En positiu, també hi ha un tronc Excel benigne i és aquell que serveix per a:

► Realitzar un càlcul puntual

► Resum econòmic d’un estudi o anàlisi, que no es consolidarà dins de l’empresa. Si és el cas, cal pensar en la seva introducció dins del sistema corporatiu.

► Realització de tendències, gràfics, determinats anàlisi, etc., sempre i quan el 95% de les dades surti de forma sistemàtica del sistema corporatiu.

► Com a eina de seguiment d’un procés, sempre i quan sigui oficial i no s’implanti una eina corporativa que ho substitueixi.

En definitiva, quasi sense adonar-nos-en, el virus Excel es va introduint dins de les organitzacions provocant, en determinades parts de l’estructura, una paràlisi organitzativa i funcional que pot generar en trencar el bon ambient de treball, pèrdua d’eficiència i manca de presa de decisions per desinformació. Hi posem un mica d’ordre i disciplina?