Els treballadors perden un 35% de la seva jornada gestionant documents en paper
"On he posat el contracte amb la signatura del client? Saps on està l'albarà?, tinc pendent donar l'aprovació d'una factura i no hi ha manera de localitzar-la". Aquestes són algunes de les situacions que es donen entre els treballadors a l'hora de gestionar els documents en paper. A priori, semblen comuns i sense importància, i, no obstant això, tal com es destaca des de TBS, experts en Cloud Paperless, poden comportar serioses conseqüències. Els empleats perden de mitjana, fins a un 35% de la seva jornada laboral gestionant processos basats en paper, amb la pèrdua de productivitat i eficiència que això suposa.
600 hores a l'any buscant documents
I és que la pèrdua de temps és un dels grans perjudicis de la gestió manual d'aquests processos basats en el paper. S'estima que en una empresa el total d'hores laborals que es malgasten l'any és de 600. "A dia d'avui són encara moltes les empreses que gestionen els seus processos de negoci més estratègics de forma totalment manual basant-los 100% en el paper, amb el que es minva moltíssim la productivitat dels treballadors "apunten des TBS, al que afegeixen" les companyies no són conscients que una tasca com la "paperassa", a primera vista, comú, pot repercutir seriosament en els comptes de resultats de l'empresa ".
Costos de documentació: entre un 8% i un 16% dels ingressos totals d'una empresa
En els processos basats en la gestió documental és important destacar que els costos anuals relacionats amb el paper representen un 8 i un 16% dels seus ingressos totals d'una companyia. Fins i tot, hi ha accions que, en realitzar la gestió documental manualment, es repeteixen de forma inconscient, ja que no existeix una automatització dels processos. Per exemple, un document es copia fins a 20 vegades de mitjana, sense cap tipus de control, amb un cost d'entre 35 i 420 euros.
Estalvi de fins a un 80% amb l'automatització dels processos documentals
Comptar amb un programari de gestió documental que permeti l'automatització dels processos de negoci basats en el paper suposaria un gran estalvi per a les empreses, en tots els nivells. Segons estudis realitzats per Gartner Group la reducció de costos que es produiria en una organització que disposi dels seus processos de documentals automatitzats ascendeix entre el 65% i el 80% d'estalvi. La digitalització de documents permetrà estalviar espai a l'arxiu d'històrics, reduir les tasques basades en la paperassa i el cost ambiental corresponent. A més, cal destacar com un pilar important en aquesta millora de processos, l'evitar la pèrdua de documents i accés a la informació en temps real.
TecnoNews / AMIC
